Hoe werkt de kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen?

Wanneer werknemers of bedrijfsleiders hun eigen wagen, motorfiets of bromfiets gebruiken voor verplaatsingen in opdracht van hun werkgever kunnen zij hiervoor een kostenvergoeding krijgen. De werkgever heeft dan de keuze om de werkelijk gemaakte kosten te vergoeden of een forfaitaire vergoeding toe te kennen. Daarvoor kan hij zich baseren op de vergoeding die is uitgewerkt voor federale ambtenaren.

Jaarlijks wordt de kilometervergoeding aangepast aan de hand van de gezondheidsindex. Ook voor de periode 01/07/2021 – 30/06/2022 is deze vergoeding geïndexeerd. De kilometervergoeding bedraagt dan ook voor deze periode 0,3707 EUR en is van toepassing op elk voertuig (zonder uitzondering).

Alhoewel deze forfaitaire vergoeding in eerste instantie van toepassing is op federale ambtenaren, kunnen werknemers uit de privé-sector er dus ook beroep op doen. In dat geval is de kilometervergoeding vrij van belasting en van sociale bijdragen.

Noteer evenwel dat ook hier de “40-dagenregel” in acht worden genomen. Die regel stelt dat verplaatsingen van huis naar een klant beroepsverplaatsingen zijn, maar zodra een werknemer/bedrijfsleider meer dan 40 dagen bij eenzelfde klant, én op dezelfde locatie actief is, deze locatie (van de klant) kwalificeert als een ‘vaste plaats van tewerkstelling’. Bijgevolg is die verplaatsing woon-werkverkeer, wat in beginsel een kost eigen de werknemer is, waarvoor voormelde kostenvergoeding niet kan gelden.

Bron: Omzendbrief nr. 695 van 8 juni 2021 betreffende de aanpassing van het bedrag van de kilometervergoeding 2021, BS 17 juni 2021

Aarzel niet ons te contacteren indien u hierover verdere toelichting wenst.

AccoutingTeam NV